会社の鍵を紛失した際にやるべきことまとめ

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会社の鍵の紛失に気がついた際にまずやるべきこと

会社の鍵を紛失してしまった場合、最初にやるべきことは会社や上司に報告することです。

会社からの処分を逃れるために、こっそりスペアキーを作り、何もなかったかのようにしてしまう、ということは絶対にNGです。

本人は鍵を紛失したと思っていても、実際は盗難に遭っていたということになれば、部外者が容易に会社を出入りできてしまうため、情報漏洩など会社として大問題に発展してしまいます。もしそのようなことが起こってしまったら、鍵を紛失してしまった処分よりも重い処分が課せられることも。更には会社や上司からの目が厳しくなり、会社にいづらくなって退職するしかなくなってしまった･･･では元も子もありません。

報告をする際にも、最後に鍵を確認した時間や場所をできるだけ思いだし、紛失に気付いた時間の間での行動を時系列で報告することが大事です。気が動転してしまう気持ちも分かりますが、まずは冷静になり状況説明と謝罪をしっかり行いましょう。そうすることで会社側としても、どのような指示や行動を取ればよいか明確になります。

家の鍵を紛失したのであれば自己責任ですが、会社の鍵であれば、会社全体に迷惑がかかってしまうことを十分に理解する必要があります。最悪な状況に陥らないためにも、決して隠さずにできるだけ早く報告することが重要です。

会社の鍵を紛失した後の対応方法

会社や上司への報告を行った後は、親切な方が落とし物として警察に届けてくれるかもしれないので、最寄りの交番や警察署に連絡して忘れ物や落とし物がないか確認を行いましょう。

警察署でも鍵の落とし物は数多くあるため、連絡した際には、鍵の形状や特徴や付属品の特徴などがあれば、警察もどの鍵か判断が付きやすいです。もし届いていれば、受け取りの際には身分証や印鑑が必要になりますので、覚えておきましょう。

また、警察署に鍵が届いていなかったとしても、遺失物届を提出することで、鍵の落とし物があった際に連絡をもらえるよう手続きを行いましょう。特徴をもとに探して連絡をくれるため、遺失物届を提出する際にも鍵の特徴を細かく記入することが重要です。

その他にも電車やタクシーを利用したのであれば、鉄道会社やタクシー会社に連絡をして、忘れ物や落とし物がないか確認することも必要です。

また、会社がテナントに入っていて、鍵を管理会社が管理している場合は管理会社への連絡も必要です。会社の鍵が部外者の手に渡るというのは、絶対にあってはならないことなので、鍵の紛失が発覚したら迅速に行動するということが重要になります。

会社の鍵を紛失すると責任が問われるの？

会社の鍵を紛失してしまった際に頭をよぎるのが処分や弁償代ではないでしょうか？

会社の就業規則により様々なケースが考えられますが、故意による紛失や本人に重大な過失がない限り、減給や謹慎・賠償責任などは考えにくく、始末書の提出や訓告処分に留まる場合が一般的です。

しかし、会社の鍵を紛失した経緯があまりにもずさんな場合や、他にも会社の備品をいくつも紛失してしまっているなどの問題がある場合は、減給や謹慎などの重い処分を受ける可能性があります。

一般的な会社の就業規則には「故意または重大な過失によって、会社に損害を与えた場合には、損害の一部または全額賠償を行わせることがある」と記載されている場合が多いため、賠償責任を問われる可能性があります。

いっぽうで、従業員が会社の鍵を紛失したという過失は、使用者責任として会社の責任でもあります。また会社側が紛失した場合を想定してセキュリティ対策を行っていないケースがあるため、就業規則に記載されていたとしても分針した本人だけが背負わされる問題ではありません。

そのため、賠償責任を問われた場合でも最小限の金額で済むことが多いというのが現状です。あまりにも過失がなければ、交換費用程度で1～3万程度ですが、ディンプルキーなど防犯性の高い鍵だと費用が高くなる場合があります。

トラブル回避のためにも鍵交換を検討しよう

会社の鍵を紛失した場合、新しい鍵を作れば終わりではありません。

部外者が会社へ出入りする可能性もあるため、金銭や情報漏洩などのトラブルになりかねません。もし情報漏洩をしたともなれば、会社は信用を失ってしまいます。そのためリスクヘッジとして鍵の交換をすることをおすすめします。

テナントビルに入っているようであれば、まずは管理会社に連絡をして、鍵が紛失した事実を伝えましょう。管理会社指定の鍵業者がいる場合もあります。指定の鍵業者がいない場合は会社側で調べて鍵の交換を行います。

たとえ鍵を紛失したという小さなことでも大きなトラブルに発展してしまう可能性があることを考えれば、早めに鍵を交換したほうがよいでしょう。

会社の鍵を紛失した際の注意点まとめ

今回は会社の鍵を紛失した場合に行わなければいけないことや対処法などについてまとめました。

下記がポイントになります。
①会社の鍵の紛失に気がついた際にまずやるべきこと
②会社の鍵を紛失した後の対応方法
③会社の鍵を紛失すると責任が問われるの？
④トラブル回避のためにも鍵交換を検討しよう

会社の鍵を紛失すると個人の問題だけでなく、会社全体の問題になりかねません。鍵を紛失したのに報告せずに、勝手にスペアキーを作ったりすることは絶対にダメです。そのことを理解し、物事の重みを把握して会社、上司にしっかり報告しましょう。その後に落とし物として届いていないか確認し、なければ早めに警察に遺失届を提出してください。

会社としても鍵の紛失後の盗難や不法侵入による情報漏洩など、二次被害に繋がらないように、鍵を紛失することが起きる前に、リスクヘッジとして、限られた役職者のみに鍵を持たせたりすることもよいでしょう。会社の鍵を紛失すると周りの人を巻き込んで迷惑をかけてしまいますので、紛失しないように気をつけましょう。

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