パソコンでのメール送受信トラブルに関する情報を分かりやすく紹介します。このトラブルが起きてしまうと人によっては仕事に支障が出ることがありますので非常に困ります。特に企業間でのメールのやり取りが出来なくなると、さらに大きなトラブルに発展することも。メールボックスは普段トラブルがあまり起こらない場所ですので、対応に苦慮されることと思います。そこで今回はメールの送受信に関するトラブルの原因や対処方法などの情報を具体的事例を交えながら紹介しますので参考にして下さい。
ここでのトラブル事例で最初に紹介するのは何度も同じメールが届いたケースです。
会社で使用していたパソコンに取引先からのメールが届いたのですが、開こうとするとタイムアウトしてエラーが発生してしまい開くことが出来ませんでした。
どういった要件か分からないまま放置していたのですが、約4時間後に見覚えのあるアドレスからメールが来て開こうとするとまたタイムアウト。これを3日間繰り返していたので、どうしていいのか迷っていたら取引先から電話でメールの返事の催促が来ました。結局メールの内容を口頭で教えて頂いて事なきを得たのですが、未だに原因が分かっていません。これと同じような経験をされた方は少なからずいらっしゃるでしょう。
今回の事例では会社に損害も出ず無事に解決したようですが、メールの内容次第では取り返しのつかない事態に発展していてもおかしくはありません。
メールを送信した先方からしてみれば返事の遅さにイライラしたことでしょう。一方でこちらとしてもタイムアウトでメールを開くことが出来ていないので返事のしようがありませんね。
このトラブルに関する詳しい原因や対処方法については後述していますので参考にして下さい。メールが開かないということは何かのトラブルですので、今回の方のように放置しておくのではなく早めに対処しましょう。
ここでのトラブルで次に紹介する事例は結婚式場からのメールが返ってこなかったケースです。
ある式場で結婚式をしようと決めた女性は打ち合わせをする時にメールを使用していました。当然最初のころは婚約者と共に式場に行き、人数や披露宴に関するプランを話し合っていたのですが、年度末ということもあって自身の仕事が忙しくなりメールでの打ち合わせの頻度が増すようになりました。
前撮りをすることになっていたので希望する日付を式場にメールで送信したのですが、いつまで待っても式場からの返事がありません。その女性が若干怒り気味に電話をするとすぐに返信したと言われました。ですが女性の受信ボックスには何も来ていません。結局送信履歴を確認したのでその女性は納得したのですが、若干後味の悪いものになってしまいました。
実はこの事例のようなトラブルはよく起こります。推測するしかないのですが、恐らく式場からのメールが迷惑メールに指定されていたのでしょう。
この女性は迷惑メールボックスを中身も見ず空にしていたので気づかなかったということです。迷惑でないメールも書き出しの文言によっては機械が勝手に迷惑メールに指定することがあります。
たとえば、今だけ〇〇%OFFとか書かれていると迷惑メールのフォルダに振り分けられやすいです。ですので、迷惑メールもタイトルやアドレスくらいはチェックして削除しましょう。
このトラブルの元になっている原因で最初に紹介するのはサーバーにメールのコピーを残していることです。
事例で紹介した同じメールが何度も届いて開くことが出来なかったのもこれが原因です。複数のデバイスやパソコンで一つのメールボックスを閲覧した方が便利な環境では、サーバー内にメールのコピーを作成する設定にしている企業が多いです。パスワードさえあればどこでも誰でも見ることが出来ますからね。
さらに、万が一メールソフトにエラーが発生しても過去のメールが消えることがないので安心です。しかしサーバー内にメールを保存し過ぎてしまうと容量を超えてしまい、今回のようにタイムアウトでメールが開けなくなったり、受信していないと勘違いしたサーバーから何度も同じメールが届くトラブルが起こります。
次の原因として考えられるのが事例②で紹介した迷惑メールです。タイトルがなかったり特定のワードが書いてあると迷惑メールに分類されます。
このトラブルでその他の原因としてはプロバイダやレンタルサーバーの故障、パソコンウイルスの感染、容量オーバー、アドレス間違い、受信ボックス(受信トレイ)がいっぱいなどが考えられます。
特にキャリアメール宛てに送る際には容量の確認や言葉選びに気をつけないと送信トラブルの原因になります。
このトラブルは原因や症状によって対処方法がさまざまです。
まずメールを送信することが出来ない場合は、表示されるエラー内容をきちんと把握しましょう。容量オーバーであれば画像などのサイズを小さくするか圧縮ファイルを使用して容量を抑えて下さい。
アドレスが間違っています、アドレスが見つかりません、と表示された場合は送信アドレスを再度確認して入力間違いがなければ先方に電話で確認しましょう。その時にエーやデーなどと言うとまた間違いの元ですので、AppleやDinnerなど単語の頭文字で伝えるようにして下さい。
次の対処方法で考えられるのがメールアドレスの設定です。大切な取引先であれば、間違って迷惑メールフォルダに入らないようにホワイトリストとして登録しておくことです。そうすればタイトルがなくてもスパムのようなメールでも迷惑メールフォルダに混入することはありません。
最後にサーバーにメールを保存するかどうかですがこの対処方法に関してはメリット・デメリットの両方がありますので何とも言えません。強いて言うならサーバー内にコピーされているメールは定期的に削除したり別のフォルダに移すことです。
その他にもマザーボードの故障など色々ありますのでひとつづつ原因を発見して対処して下さい。
このトラブルに関連するさまざまな情報を事例を交えながら紹介してきましたが、最後におさらいも兼ねてポイントをまとめます。
メールの送受信に問題が発生するとさらなるトラブルに発展することがあります。少しでもおかしいと感じたらサーバーや送受信の設定、メールのサイズ、送付先のアドレスなどを確認して対処して下さい。
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